ARCHIVISTICA

El lenguaje escrito permite registrar y trasmitir experiencias ha otras personas en el espacio y en el tiempo. De esta manera esta experiencia se convirtió en imformación registrable y trasmitible.
La información le permite al ser humano aprender de otros, lo que hace posible encontrar diferencias y similitudes y esto crea el conocimiento.
Que seria de este mundo si no contáramos con la imformación: un estudiante recibe y devuelve información todo el tiempo, y su proceso desde la matricula hasta el grado queda registrado como información; a nivel comercial desde la creación del producto hasta llegar al usuario final queda registrada y clasificada toda la información.
Las organizaciones deben conservar la organización por dos motivos:

• Toda organización debe mantener una memoria disponible de sus procesos 
• Es una exigencia legal casi en todos los países del mundo

CONCEPTO DE DOCUMENTO

Un documento es cualquier material que de una u otra forma contiene imformación y es capaz de proporcionarla 

TIPOS DE DOCUMENTOS

Podemos nombrar los siguientes tipos de documentos:

• Documentos impresos

• Documentos audio grabados 

• Documentos vídeo grabados

• Documentos fílmicos

• Documentos digitalizados 

La palabra archivo es entendida de dos maneras:

La primera hace referencia al conjunto de documentos o documentación de una empresa, la segunda al local donde se almacena esos documentos.

La organización del archivo depende como la empresa desea mover y conservar los documentos. De acuerdo a estos dos aspectos se puede organizar los archivos según dos criterios:

1. POR GRADO DE UTILIZACIÓN 


1. ACTIVOS: cuando los documentos son utilizados frecuentemente                                                                                                                                       
2. SEMIACTIVOS: sus documentos proceden de los archivos activos, reflejan operaciones recientes pero se consultan esporadicamente.
3. PASIVOS: sus documentos proceden del documento semiactivo, muy rara ves son solicitados pero deben conservarse.
2. POR GRADO DE AUTONOMÍA
1. CENTRALIZADOS: Es el archivo donde van a parar documentos de todos los departamentos de la empresa, se encuentra en un solo lugar y es manejado atraves de un responsable que recide y atiende cada una de la solicitudes.
2. DESCENTRALIZADO: cada departamento, división y sección de la empresa tiene su propio archivo.