TIPOS DE CARPETAS

Las carpetas pueden ser de varias clases:

• CARPETA SIMPLE: es el tipo de carpeta mas utilizado, como donde se guarda en forma ordenada la correspondencia y demás documentos.

• CARPETA COLGANTES: tiene un doble soporte de plástico en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colocación sobre las guías de un bastidor para su organización y movilidad.

• CARPETAS DE FUEYE: Se utilizan para guardar documentos y papeles en orden alfabético numérico, antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo.

• CARPETA ARCHIVADORA A-Z: Son carpetas de pastas bastante duras, dispone de dos fuertes ganchos  de precion para archivar los documentos.

• MARBETE: Pedazo de papel que identifica el contenido de la carpeta se coloca en la pestaña o lengüeta de la carpeta.

• LA GUIA: Señala los divisiones del archivador puede ser alfabética numerica o cronológica.

• BANDEJA DE SOBRE MESA: Hacen parte del archivo activo.

• ARCHIVADORES Y CARRITO PARA BANDEJAS MÓVILES: hacen parte de los archivos semiactivos y se utilizan esporadicamente.  

• ARMARIO SOBRE RIELES: hacen parte del archivo pasivo se instalan en oficinas especiales y se consultan muy rara vez.

PROCESO DE DOCUMENTO

ARCHIVISTICA

El lenguaje escrito permite registrar y trasmitir experiencias ha otras personas en el espacio y en el tiempo. De esta manera esta experiencia se convirtió en imformación registrable y trasmitible.
La información le permite al ser humano aprender de otros, lo que hace posible encontrar diferencias y similitudes y esto crea el conocimiento.
Que seria de este mundo si no contáramos con la imformación: un estudiante recibe y devuelve información todo el tiempo, y su proceso desde la matricula hasta el grado queda registrado como información; a nivel comercial desde la creación del producto hasta llegar al usuario final queda registrada y clasificada toda la información.
Las organizaciones deben conservar la organización por dos motivos:

• Toda organización debe mantener una memoria disponible de sus procesos 
• Es una exigencia legal casi en todos los países del mundo

CONCEPTO DE DOCUMENTO

Un documento es cualquier material que de una u otra forma contiene imformación y es capaz de proporcionarla 

TIPOS DE DOCUMENTOS

Podemos nombrar los siguientes tipos de documentos:

• Documentos impresos

• Documentos audio grabados 

• Documentos vídeo grabados

• Documentos fílmicos

• Documentos digitalizados 

La palabra archivo es entendida de dos maneras:

La primera hace referencia al conjunto de documentos o documentación de una empresa, la segunda al local donde se almacena esos documentos.

La organización del archivo depende como la empresa desea mover y conservar los documentos. De acuerdo a estos dos aspectos se puede organizar los archivos según dos criterios:

1. POR GRADO DE UTILIZACIÓN 


1. ACTIVOS: cuando los documentos son utilizados frecuentemente                                                                                                                                       
2. SEMIACTIVOS: sus documentos proceden de los archivos activos, reflejan operaciones recientes pero se consultan esporadicamente.
3. PASIVOS: sus documentos proceden del documento semiactivo, muy rara ves son solicitados pero deben conservarse.
2. POR GRADO DE AUTONOMÍA
1. CENTRALIZADOS: Es el archivo donde van a parar documentos de todos los departamentos de la empresa, se encuentra en un solo lugar y es manejado atraves de un responsable que recide y atiende cada una de la solicitudes.
2. DESCENTRALIZADO: cada departamento, división y sección de la empresa tiene su propio archivo.

TERMINOS Y DEFINICIONES

Para los propositos de esta materia aplicaremos los siguientes terminos y definiciones:

• Abreviatura. Representación de una palabra o grupo de palabras obtenida por eliminación de algunas letras y que siempre se cierra con un punto.
• Acrónimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. ejemplo CAFAM: caja de compensación familiar
• Acta. documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
• Anexo. Documento o elemento que se adjunta ala comunicación o al informe. sirve para complementar y aclarar.
• Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación.
• Bibliografia. Relacion alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrado en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.
• Certificado. documento de caracter probatorio, publico o privado que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne.
• Circular. Publicacion escrita de interes común, con el mismo contenido o texto, dirigida ha un grupo especifico de personas.
• Código. Sistema convencional que indentifica al departamento, el área o la sección que produce dicho documento; antes llamado también numero, referencia o consecutivo.
• Constancia. Documento de carácter probatorio que no requiere solemnidad.
• Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para una reunión.
• Despedida. Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.
• Encabezado. Titulo de la comunicación que se realiza.
• Foliar. Acción de numerar las hojas.
• Folió. una hoja.
• Glosario. Lista alfabética de términos con sus definiciones, necesarias para la comprención del documento.
• Informe. Documento que describe o da ha conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad.
• Logotipo. símbolo que indentifica ha una organización 
• Membrete. inscripción impresa del conjunto de datos que identifican ha una persona natural o jurídica
• Memorando. publicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
• Radicacion. Procedimiento por el cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo de envió, con el propósito de oficializar el tramite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
• Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
• Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.
• Rúbrica. rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe después de su nombre o titulo.
• Sigla. abreviatura conformada por letras iniciales de cada palabra de una razón social ejemplo: ONU.
• Trascriptor. persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la informacion.

TERMINOS Y DEFINICIONES